¿Cómo calcular una nómina? Guía sencilla

Calcular la nómina en Colombia es un proceso fundamental para cualquier empresa que busque cumplir con sus obligaciones laborales y garantizar el bienestar de sus empleados.

La nómina no solo refleja el pago que reciben los trabajadores, sino que también incluye una serie de deducciones y aportes que son esenciales para el funcionamiento del sistema de seguridad social en el país.

Normalmente, los conceptos por sí solos no se comprenden a profundidad, por esto, adaptamos la siguiente información desde un enfoque práctico y detallado sobre cómo calcular la nómina, los elementos clave a considerar y las herramientas que pueden facilitar este proceso.

¿Qué es la nómina y por qué es importante en Colombia?

La nómina es el proceso en el cual se detallan los pagos que un empleador debe realizar a sus empleados por el trabajo realizado en un periodo determinado, ya sea quincenal o mensual. Este registro es crucial ya que no solo refleja el salario base, sino que también incluye otros conceptos como horas extras, comisiones y deducciones por seguridad social.

La importancia de la nómina radica en varios factores:

Cumplimiento legal: la nómina debe cumplir con las normativas laborales y tributarias del país. Un cálculo incorrecto puede llevar a sanciones y multas.
Transparencia: proporciona claridad a los empleados sobre cómo se determina su salario y qué deducciones se aplican.
Bienestar del empleado: asegura que los trabajadores reciban sus beneficios de seguridad social, lo que es fundamental para su protección y bienestar.

Elementos clave del cálculo de una nómina

Para calcular la nómina de manera efectiva y que cumpla con todos los requerimientos legales, se debe tener en cuenta:

Salario base: es la remuneración fija que recibe el empleado por su trabajo.
Horas extras: se deben calcular las horas trabajadas fuera del horario regular, aplicando las tarifas correspondientes.
Auxilios legales: incluyen beneficios como el auxilio de transporte, que es obligatorio para empleados que ganan hasta dos salarios mínimos.
Deducciones: estas pueden incluir aportes a salud, pensión y otros conceptos como libranzas o préstamos.

Tabla de elementos clave

Aspecto de la nómina	Descripción
Salario base	Remuneración fija acordada en el contrato laboral.
Horas extras	Pago adicional por horas trabajadas fuera del horario regular.
Auxilio de transporte	Prestación social que se otorga a empleados que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales.
Deducciones	Aportes obligatorios a salud, pensión y otros conceptos.

¿Qué deducciones y aportes se deben tener en cuenta?

Las deducciones son una parte esencial del cálculo de la nómina. En Colombia, los empleadores deben realizar aportes a la seguridad social y otros pagos que son obligatorios. Estas son las principales deducciones que aplican a las empresas:

Deducciones obligatorias

Salud: el empleado aporta el 4% de su salario, mientras que el empleador contribuye con el 8.5%.
Pensión: la deducción es del 4% para el empleado y del 12% para el empleador.
Riesgos laborales: este aporte varía según el nivel de riesgo de la actividad laboral.
Aportes parafiscales: incluyen contribuciones al SENA, ICBF y Cajas de Compensación.

Ejemplo de deducciones

Concepto	Porcentaje	Cálculo (sobre un salario de $1.000.000 COP)
Salud (empleado)	4%	$40.000
Salud (empleador)	8.5%	$85.000
Pensión (empleado)	4%	$40.000
Pensión (empleador)	12%	$120.000

Paso a paso para calcular la nómina en Colombia

Calcular la nómina puede parecer complejo, pero siguiendo un proceso estructurado se vuelve mucho más sencillo. Y si además cuentas con un software especializado, todo es aún más fácil, eficiente y preciso. Para ello, debes tener en cuenta:

Determinar el salario base

La nómina se calcula a partir del salario base del trabajador, que corresponde al monto mensual pactado en el contrato de trabajo. Este no puede estar por debajo del salario mínimo legal vigente, y puede ser superior si así lo acuerdan el trabajador y el empleador.

Se debe tener en cuenta el tipo de contrato (fijo, indefinido o por servicios) y el número de días trabajados en el período mencionado. El cálculo del salario base es esencial para garantizar la precisión de la nómina, garantizar la exactitud de los pagos y cumplir con la normatividad laboral de Colombia.

Calcular las novedades

Las novedades en la nómina incluyen factores que alteran el salario ordinario, como horas extras, recargos nocturnos, dominicales, bonificaciones, comisiones o auxilios. Deben registrarse licencias no remuneradas, incapacidades y ausencias. Un buen sistema de gestión permite registrar estas novedades con facilidad, garantizando que el cálculo sea exacto y refleje la realidad laboral del periodo liquidado.

Aplicar las deducciones

Las deducciones legales incluyen los aportes a salud (4%) y pensión (4%) que debe asumir el trabajador. Pueden descontarse embargos judiciales, préstamos internos o cuotas sindicales. Aplicar correctamente estas deducciones es clave para evitar inconsistencias que afecten tanto al empleado como al empleador.

Calcular el salario neto

Una vez se haya determinado el salario total y aplicadas las deducciones correspondientes, se obtiene el salario neto, es decir, el monto que el empleado recibirá después de las deducciones laborales y fiscales. Este valor debe coincidir con el registrado en el comprobante de pago y cumplir con las disposiciones tributarias y laborales vigentes.

Aportes parafiscales

El último ítem para liquidar de la nómina es el pago de los aportes parafiscales. Se incluyen aportes a Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF, los cuales son de pago obligatorio para las empresas, tienen un cronograma mensual y no pueden faltar para que no haya sanciones.

Un buen software de nómina, como el de Heinsohn, automatiza esta gestión con precisión, asegurando el cumplimiento de cada aspecto legal y brindando tranquilidad tanto a empleadores como a empleados.

Ejemplo práctico de cálculo de nómina

Para ilustrar el proceso, podemos revisar el siguiente ejemplo práctico con información ficticia:

Información general del empleado

Salario base: $1.500.000

Horas extras: 10 x $5.000 = $50.000

Auxilio de transporte: $117.172

Total, devengado: $1.500.000 + $50.000 + $117.172 = $1.667.172

Deducciones:

Salud (empleado): $1.500.000 x 4% = $60.000

Pensión (empleado): $1.500.000 x 4% = $60.000

Total, deducciones: $60.000 + $60.000 = $120.000

Salario neto:

Total, devengado: $1.667.172

Total, deducciones: $120.000

Salario neto: $1.667.172 – $120.000 = $1.547.172

Herramientas y software para automatizar la nómina

Automatizar la nómina no solo es una tendencia moderna, sino una necesidad para las áreas de RRHH, contadores y pequeños empresarios que buscan optimizar su tiempo y liquidez. Con herramientas avanzadas como el software de gestión de nómina de Heinsohn, puedes experimentar la flexibilidad que ofrece la automatización de procesos clave para que tu empresa crezca y brinde un mejor servicio al enfocarse en las actividades más importantes.

Ventajas de utilizar software de nómina

Tener un programa para administrar la nómina es fundamental para mejorar la gestión de este proceso para los empleados en una compañía. Estas herramientas ayudan a disminuir errores en los pagos, lo que previene problemas para el personal y la empresa en general.

Al simplificar y automatizar labores rutinarias como procesar la nómina o crear informes, se economiza tiempo y se puede focalizar en actividades más estratégicas. A su vez, un software eficaz asegura el cumplimiento de todas las leyes laborales y fiscales, previniendo multas y fortaleciendo la integridad empresarial.

Una alternativa segura para tu empresa es contar con el software de gestión de nómina de Heinsohn, creado para simplificar todo el procedimiento y garantizar completa compatibilidad con las normas de la DIAN. Optar por la tecnología correcta, no solo optimiza el rendimiento de tu empresa, también comunica seguridad y experiencia tanto interna como externamente.

Recomendaciones para evitar errores en el cálculo de nómina

Para asegurar que el cálculo de la nómina sea correcto, considera las siguientes recomendaciones:

Capacitación continua: mantén a tu equipo informado sobre cambios en la legislación laboral.
Revisión regular: realiza auditorías periódicas de los cálculos de nómina.
Uso de tecnología: implementa software especializado que minimice el riesgo de errores.
Documentación clara: mantén registros detallados de todos los cálculos y deducciones.

Cuenta con las herramientas idóneas para el cálculo de tu nómina

Calcular la nómina en Colombia es un proceso que requiere atención al detalle y un conocimiento claro de las normativas laborales. Siguiendo los pasos y recomendaciones mencionadas, podrás gestionar este proceso de manera eficiente y efectiva.

El software de nómina de Heinsohn se presenta como una solución integral que no solo simplifica el proceso de calcular los pagos, sino que también garantiza precisión y cumplimiento con las normativas laborales. Con una interfaz contable 100% web y con soporte técnico confiable, Heinsohn se convierte en un aliado indispensable para tu empresa. Si deseas llevar este proceso a otro nivel, contáctanos.