¿Cómo funciona la nómina en Colombia?

La nómina en Colombia es un registro importante que refleja todos los pagos y los conceptos deducibles a los que estará suscrito un empleado por los servicios que presta a una empresa; es decir, uno de los elementos clave que gestiona la vida laboral, garantizando que tanto los empleadores como los trabajadores estén en concordancia con sus obligaciones legales y fiscales.

Entender cómo funciona la nómina en Colombia es vital para manejar adecuadamente las finanzas laborales. Tanto para las empresas como para los empleados, aprender sobre este proceso brinda la tranquilidad de garantizar los derechos del trabajador y de mantener una gestión humana y financiera responsable. La nómina incluye el salario básico, pero también, bonos, comisiones y horas extras.

Por lo anterior, la nómina en Colombia es clave por la funcionalidad que ofrece. Por un lado, es un registro contable que sirve como evidencia de los ingresos del empleado y además se requiere para la elaboración de impuestos.

Elementos que componen la nómina en Colombia

La nómina en Colombia se compone de diferentes elementos que ofrecen un registro completo y transparente de las transacciones laborales para que cumpla con la normativa. Estos son imprescindibles para asegurar que cada proceso se desarrolle conforme a la normatividad actual.

Salario básico: este es el salario que el trabajador percibirá de manera regular por la prestación de servicios en la empresa; no puede ser inferior al salario mínimo establecido en la ley y puede tener un auxilio de transporte siempre que el empleado devengue hasta 2 salarios mínimos mensuales vigentes.

Prestaciones sociales: cesantías, primas, vacaciones y los demás beneficios laborales que hacen parte de la relación contractual entre la empresa con el empleado.

Pagos adicionales: horas extras, comisiones, bonificaciones y otros ingresos que no hacen parte del salario ordinario, pero que el empleado puede devengar como reconocimiento por metas, desempeño o acuerdos especiales establecidos en el contrato.

Algunos de los componentes de la nómina tienen un impacto considerable, como los pagos adicionales. Es importante verificarlos para asegurar que cada empleado reciba la totalidad de su salario. Esto te permitirá llevar un control más real de la nómina, sobre todo, al momento de recibir una auditoría o atender alguna inconformidad.

Aportes para tener en cuenta en la nómina

Se utiliza para calcular los beneficios laborales:

Contribuciones al sistema de seguridad social:

Una de las funciones primordiales de los empleadores se refiere a sus aportes generales al sistema de seguridad social. Los aportes corresponden a salud, pensión y riesgos laborales, y su valor mensual se calcula según el Ingreso Base de Cotización (IBC).

Salud:

El 12.5% del IBC se destina a salud. De este porcentaje, el empleador aporta el 8.5% y el trabajador el 4%.

Pensión:

El 16% del IBC se destina a pensión. El empleador aporta el 12% y el trabajador el 4%.

El porcentaje dirigido a pensiones permanecerá sin modificaciones hasta 2025, estableciéndose en un 16 % del IBC mensual. Es importante aclarar que, no entrará en dependencia con el nuevo sistema pensional establecido por la ley 2381 de 2024 que procederá desde el 1 de julio de 2025 y cambiará en función del umbral de cotización.

Esta disposición solo se aplicará a quienes al 30 de junio de 2025 entrarán en el nuevo sistema, específicamente, mujeres con menos de 750 semanas cotizadas y hombres con menos de 900 semanas de cotización.

Aportes parafiscales:

Los aportes parafiscales son pagos obligatorios que realizan los empleadores a entidades como las Cajas de Compensación Familiar (CCF), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena). Estos aportes se calculan a partir de los componentes salariales, sumando un total de 9 %, distribuido de acuerdo con los siguientes porcentajes:

CCF 4 %

ICBF 3 %

Sena 2 %

Tipos de contratos laborales y su impacto en la nómina

La nómina incluye distintas variables y una de ellas muy importante en Colombia son los diferentes tipos de contratos. A pesar de ser contratos laborales, no se pueden manejar de la misma manera. Existen varios tipos de contratos que es fundamental tener en cuenta para gestionar las responsabilidades laborales de manera correcta.

Contrato de término indefinido: es el contrato más común e implica estabilidad laboral al trabajador; las contribuciones sociales y los beneficios son más robustos en este contrato.

Contrato a término fijo: es de carácter temporal; la duración del contrato se extiende al inicio de cada período y puede renovarse hasta que se complete la tarea específica que fue establecida. En ocasiones, las obligaciones pueden ser diferentes según la cantidad de tiempo. En este contrato, como en el anterior, cubre seguridad social y las contribuciones sociales, sin embargo, algunas veces no cubre los demás beneficios.

Contrato de obra o labor: se realiza solo cuando se maneja una tarea o labor específica. Finaliza cuando el trabajo asignado es completado. Las implicaciones manejadas en la nómina también dependen de la naturaleza y el tiempo de la actividad contractual.

En definitiva, hay implicaciones legales y financieras en cuanto a cada contrato laboral. Por esto, se debe saber qué tipo de contrato es el que se realizará para asegurarse de que la nómina contenga lo necesario legalmente. Es menos posible cometer errores si se conocen bien estas diferencias.

Fechas clave y periodicidad de los pagos

En Colombia, las fechas de pago son necesarias en el ciclo de la nómina, tanto desde el punto de vista legal como en la planificación financiera de los empleados. Se deben conocer estas fechas para evitar inconvenientes y garantizar que ninguna persona se quede sin recursos ni tenga problemas financieros.

Pagos quincenales o mensuales: según la ley colombiana, la periodicidad del pago es flexible, los pagos quincenales y mensuales son las más comunes. Los empleadores deben informar a sus empleados claramente cuál es el calendario de pago.

Fechas de pago de prestaciones: las prestaciones sociales como primas y cesantías se deben pagar en fechas establecidas. La prima de servicios es un beneficio laboral que el empleador debe entregar al empleado considerando el valor aportado durante la prestación laboral, y se divide en dos ciclos de pago (artículo 306 CST):

Primer período: establecido desde el 1 de enero hasta el 30 de junio (fecha límite de pago). Segundo período: establecido desde el 1 de julio hasta el 30 de diciembre (fecha límite: 20 de diciembre).

En cuanto a las cesantías, los empleadores deben calcularla según el IBC del 1 de enero al 31 de diciembre. Deben depositarse en el fondo de indemnización elegido por el empleado antes del 14 de febrero del año siguiente.

Si la relación laboral finaliza antes de esta fecha límite y el empleador no ha realizado el depósito, deberá pagar el importe en la liquidación directamente al trabajador.

Estas fechas son clave para lograr la estabilidad laboral y la satisfacción del empleado. Un buen sistema de nómina puede automatizar estos procesos, asegurándose que todos estos pagos sean ejecutados a tiempo.

Responsabilidades del empleador en relación con la nómina

En Colombia, los empleadores tienen varias responsabilidades relacionadas con la nómina, lo que no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también fortalece una buena relación laboral con sus empleados.

Comprobantes de pago: el empleador tiene la obligación de dar a los trabajadores un comprobante de pago con deducciones y aportes detallados.

Cumplimiento con las normativas laborales: deben asegurarse de que todo el proceso de nómina cumpla con las leyes laborales existentes de salario mínimo y las demás condiciones de trabajo en el país.

Presentación de informes a entidades gubernamentales: tienen que exponer informes de forma periódica a los entes correspondientes, asegurando el adecuado cumplimiento del aporte y deducción prevista.

No respetar estas responsabilidades que incluyen ciertas funciones administrativas, además de la penalización, también altera la imagen de la empresa. Mantener al día los sistemas de control y auditoría garantizan el cumplimiento de todas las responsabilidades.

Optimiza la gestión de nómina con software especializado

La gestión de nómina en Colombia puede potenciarse y agilizarse a través del uso de un software especializado, capaz de manejar la complejidad y la cantidad de datos que este proceso conlleva. Este software permite administrar la forma en que se produce y distribuye la nómina.

Una inversión en software de nómina no solo optimiza operatividad sino que garantiza que la nómina cumpla de forma profesional y legal. Si deseas optimizar la operación de tu nómina, no dejes de lado la oportunidad de probar una solución tecnológica a tus necesidades corporativas.

¿Buscas un software para administrar tu nómina? Invierte en el mejor software especializado que te ayuda a optimizar procesos y a cumplir las regulaciones normativas. ¡Conócelo junto a nosotros aquí!

Con Heinsohn la gestión de tu empresa se vuelve más práctica.