Nómina electrónica: ¿qué es y cómo funciona?

En Colombia, la nómina electrónica, conocida también como “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, es un archivo digital en formato .XML que contiene el detalle de los pagos laborales, incluidos los costos y deducciones que una empresa realiza a sus empleados.

Es un sistema obligatorio implementado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) a través de la Resolución 000013 de 2021, modificada después por la Resolución 000037 del mismo año, que moderniza el proceso como se realizan los pagos laborales al convertirlo en un archivo digital que se debe reportar a esta entidad.

La nómina electrónica facilita el cumplimiento tributario, garantizando la transparencia y la eficiencia en el ámbito administrativo empresarial. Con este reporte, seguro y legal, los empleadores pueden reportar cada mes los pagos que realizan a los trabajadores.

En el contexto actual, en el cual la transformación digital es indispensable, contribuye a mejorar la gestión de talento humano agilizando el reporte y validación de los pagos.

¿A quiénes obliga la norma a generar nómina electrónica?

La DIAN obliga a generar nómina electrónica a todas las personas naturales y jurídicas con trabajadores a cargo a los que les pagan por concepto laboral o legal, incluyendo los pensionados.

¿Qué debe incluir el archivo digital de la nómina electrónica?

El archivo digital de la nómina electrónica debe tener:

La fecha y hora de generación del archivo.
La denominación del documento.
Los datos del empleador y del trabajador.
La numeración consecutiva.
Los valores devengados (salarios, horas extras, bonificaciones, entre otros).
Los valores deducidos (pensión, salud, ARL).
El medio de pago utilizado.
El Código Único de Nómina Electrónica (CUNE).
La diferencia neta pagada.
La identificación del software autorizado.
La firma digital.

Por cada empleado, esta información se remite mensualmente a la DIAN para que sea validada, y representa para la empresa, el soporte fiscal de los pagos de nómina y aportes a la seguridad social que realizó. De esta manera, cada año le permite al empleador deducir estos pagos en su declaración de renta.

Si tu empresa aún no cuenta con un sistema electrónico o necesita una solución más robusta, Heinsohn te ofrece un software especializado que cumple con la nómina electrónica, perfecto para automatizar tus procesos y cumplir con todas las obligaciones normativas.

Pasos de la nómina electrónica DIAN

Habilitar ante la DIAN al emisor de la nómina electrónica.
Seleccionar un software especializado que cumpla con el anexo técnico de la DIAN y permita automatizar el proceso.
Capacitar al equipo en el uso del sistema y en la normativa vigente.
Habilitar la funcionalidad de nómina electrónica dentro del sistema de información de recursos humanos, alineado con el proveedor tecnológico autorizado.
Confirmar los datos antes de remitirlos a la DIAN.

Plazos para la implementación de la nómina electrónica DIAN

El plazo de la nómina electrónica se realiza con base en el número de empleados que tengan las empresas:

Más de 250 empleados: a partir del 1 de septiembre de 2021.
De 101 a 250 empleados: desde el 1 de octubre de 2021.
De 11 a 100 empleados: desde el 1 de noviembre de 2021.
De 1 a 10 empleados: desde el 1 de diciembre de 2021.

Para aquellas empresas que no estaban obligadas a facturar electrónicamente, la DIAN ofrece dos meses a partir del momento en que realizan pagos laborales.

Proceso de generación y envío

Generación: el empleador reúne la información de la nómina y la organiza en un archivo .XML.

Envío: se remite el archivo a la DIAN dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al pago.

Validación: la DIAN revisa, aprueba o rechaza el archivo. Si se presentan errores, se pueden corregir mediante una nota de ajuste las cuales permiten reemplazar el documento original, corregir datos y generar un nuevo documento validado. Esto asegura que la información siempre esté correcta y actualizada.

Consulta: cuando ya esté aprobado, los empleados pueden consultar sus comprobantes de pago electrónicos.

¿Cómo hacer un recibo de pago para un empleado?

Para las empresas uno de los retos principales es cómo hacer un recibo de pago para un empleado conforme a los lineamientos establecidos por la DIAN. Desde Heinsohn contamos con el software de nómina especializado que permite consolidar los pagos de manera mensual, generar automáticamente los documentos exigidos, transmitir la información validada en XML y asegurar la seguridad y trazabilidad de los datos. A continuación, te mostramos los pasos para cumplir con este proceso:

Utilizar un software de nómina autorizado por la DIAN: el recibo de pago se debe generar a través de un proveedor tecnológico o software para la emisión de la nómina electrónica. Consulta el listado oficial de proveedores autorizados por la DIAN aquí.

Incluir los datos obligatorios que debe tener el archivo digital: los mismos mencionados en “¿Qué debe incluir el archivo digital de la nómina electrónica?”

Realizar la firma y transmisión a la DIAN: cuando el recibo se haya generado el software lo firma digitalmente de manera automática. Luego, se transmite a la DIAN quien lo valida y confirma la recepción.

Enviar al empleado: el software o empleador puede remitir al empleado el recibo en formato PDF o motivar para que acceda a él a través de una plataforma de autogestión.

Contar con una solución como la de Heinsohn es fundamental. Nuestra herramienta está actualizada según la normatividad vigente. Ofrece respaldo en la nube y permite manejar la nómina ágilmente y sin errores.

Beneficios de la nómina electrónica

Algunos de los beneficios clave en la implementación de la nómina electrónica son:

Cumplir con la normativa colombiana.
Optimizar la eficiencia operativa al eliminar los errores manuales.
Reducir costos relacionados con el almacenamiento de la documentación en físico e impresión.
Aumentar la seguridad de la información de los trabajadores.
Brindar trazabilidad y respaldo legal de los pagos que se realizan.
Mejorar la precisión de los cálculos y generar reportes vitales para la planificación financiera.
Acceder a información en tiempo real.

Con nuestras soluciones diseñadas para suplir las necesidades del contexto nacional, tu empresa accede a un sistema robusto, flexible y listo para crecer.

Nómina electrónica para pymes y microempresas

La gestión de la nómina electrónica permite que pymes y microempresas perfeccionen su estructura administrativa mejorando la eficiencia en la operación y la transparencia financiera.

Una de las grandes diferencias de un software de nómina robusto es la capacidad que tiene de fusionarse con otras herramientas contables, financieras y de recursos humanos. Esto origina que la información salarial y contractual se centralice para que tareas como revisiones fiscales, análisis de costos y auditorías se vuelvan más fáciles de desarrollar.

Para pymes y microempresas que operan con equipos administrativos pequeños, les ayuda a ahorrar tiempo, mitigar errores y tomar decisiones basadas en datos reales y actuales. Esto conlleva a que cada vez más este tipo de empresas reconozcan que es vital digitalizar su nómina como parte de una transformación digital integral, que incluye trabajar en entornos remotos e híbridos.

Automatización e inteligencia aplicada

Los sistemas de nómina más avanzados incluyen nuevas tecnologías como: inteligencia artificial, firma digital, computación en la nube, blockchain y automatización robótica de procesos (RPA). Estas tecnologías garantizan la integridad y trazabilidad de los datos que se transmiten a la DIAN, además, mejoran el ingreso de datos, la validación de registros y la generación de reportes.

Migrar hacia sistemas 100 % digitales garantiza también seguridad documental. El uso de tecnologías como blockchain o firma digital, provee una base sólida para cuidar la información de los empleados frente a fraudes o pérdida de datos.

Con Heinsohn digitaliza tu nómina y cumple tus deberes tributarios

No incurras en errores o sanciones que afecten a tu empresa. En Heinsohn tenemos más de 40 años de experiencia en el desarrollo de soluciones tecnológicas. Somos tu aliado ideal para automatizar, simplificar y asegurar que se ejecute de manera correcta el proceso de nómina electrónica de tu compañía.

Obtén nuestro servicio de alta calidad que te ayuda a simplificar y automatizar el proceso de payroll. Nuestro software es un sistema eficaz en la gestión de nómina electrónica que te permite acceder a información en tiempo real. Ponemos a tu disposición una solución 100 % web, fácil de emplear, flexible, segura y con una interfaz intuitiva. Además, contamos con el respaldo de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) y cumplimos con todos los requisitos de la DIAN.

En Heinsohn facilitamos la autogestión de tus empleados, quienes tienen la posibilidad de acceder, desde cualquier dispositivo, a su historial salarial, certificados laborales y comprobantes de pago, mejorando la confianza en tu empresa.

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