Prestaciones sociales: ¿qué son y cómo se liquidan?

Para cualquier empresa y su talento humano, conocer los derechos y beneficios que la ley laboral colombiana determina es sustancial. Entre estos, las prestaciones sociales son un componente que supera el salario, asegurando el bienestar de los empleados y la solidez de las relaciones laborales.

¿Qué son las prestaciones sociales?

Las prestaciones sociales en Colombia son un conjunto de derechos laborales de obligatorio cumplimiento que el empleador debe garantizar a sus empleados, y que no solo constituyen un deber legal, también, una buena práctica organizacional para fortalecer relaciones laborales transparentes, justas y sostenibles.

Son pagos cuyo objetivo es que los empleados cuenten con una mayor estabilidad económica en contextos como vacaciones, cesantías, accidentes o desvinculación laboral. Las prestaciones sociales se establecen para asegurar que, aparte del salario, el trabajador cuente con beneficios que le permitan tener una mejor calidad de vida o enfrentar situaciones inesperadas.

Dada la importancia de estos derechos, es fundamental que las empresas conozcan qué son, cuáles son sus componentes, cómo se calculan y liquidan, las consecuencias legales de no cumplirlas y cómo soluciones tecnológicas como las que ofrecemos en Heinsohn, facilitan este proceso mediante herramientas especializadas a la vanguardia.

Pagos por prestaciones sociales

Las prestaciones sociales implican los ingresos laborales adicionales al sueldo base, que el Estado colombiano exige que el empleador pague a sus empleados por el trabajo ejecutado. Estos ingresos no son facultativos, se estipulan en los artículos 306 a 349 del Código Sustantivo del Trabajo y otras normativas, por lo que se debe acatar de manera imperativa.

Las prestaciones sociales son mecanismos que protegen al empleado en eventos ya mencionados como: la toma de periodos de descanso, la protección social o la finalización de su contrato de trabajo. Concretamente, algunas de las prestaciones sociales en Colombia son:

Prima por servicios prestados.
Vacaciones.
Cesantías e intereses.
Auxilio de transporte (en los casos que aplique).
Dotación de ropa, calzado o insumos para la ejecución del contrato laboral.

Estas prestaciones tienen requisitos específicos para su otorgamiento y liquidación, y se deben certificar, inclusive, si el contrato de trabajo ya culminó. No cumplir con ellas conduce a graves sanciones legales, económicas o reputacionales para la empresa.

Componentes y fórmulas prestaciones sociales en Colombia

Para el área de recursos humanos, es imprescindible saber cómo calcular las prestaciones sociales de los trabajadores. Se deben tener en cuenta factores como las bases legales, el cálculo de las prestaciones y en qué escenarios se aplican.

En Heinsohn te ayudamos a automatizar el proceso con nuestro software de nómina, optimizando la gestión para que sea más rápida y precisa.

Prima por servicios prestados

La prima de servicios es una prestación social obligatoria en Colombia, que representa un mes de salario por cada año laboral cumplido. Se paga en dos momentos: a mitad de año (junio) y al finalizar (diciembre). Todos los empleados con contrato laboral tienen derecho a recibirla, inclusive, si han trabajado menos de seis meses; en ese caso, la prima se calcula de forma proporcional al tiempo laborado. Este derecho se establece en el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo y es vigilado por el Ministerio de Trabajo.

El objetivo de la prima de servicios es compensar el tiempo y el esfuerzo dedicado por cada empleado, sirviendo además como un aporte financiero que ayuda a suplir imprevistos o gastos de fin de año.

Fórmula para calcular la prima de servicios

360 son los días que se consideran dentro del marco legal laboral colombiano. Asimismo, siempre y cuando se hayan recibido de forma usual, otros ítems como recargos nocturnos o comisiones se pueden incluir en la base salarial para liquidar la prima:

Vacaciones

Las vacaciones son un derecho laboral y constitucional que concede al empleado 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado. A pesar de que no son consideradas expresamente como una prestación social, sí son incluidas dentro del listado de beneficios que la empresa debe certificar al empleado.

Según el marco normativo, este periodo de descanso debe efectuarse dentro del año siguiente a la prestación del servicio, sin embargo, en ocasiones se aplican excepciones al finalizar la relación laboral.

La remuneración durante el periodo de vacaciones constituye el salario que el empleado devenga, y su cálculo debe ser preciso para evitar incumplimientos o desacuerdos. A diferencia de otras prestaciones sociales, las vacaciones no incluyen horas extras ni auxilio de transporte.

A continuación, te presentamos las fórmulas para calcularlas:

Fórmula cuando se liquidan proporcionales por terminación del contrato o liquidación parcial

720 son los 15 días de vacaciones por cada 360 días laborados. Se calcula el valor proporcional a las vacaciones según el tiempo trabajado. Aplica en especial para empleados que se retiran voluntariamente o son retirados:

Pago vacaciones = (Salario base × Días laborados) / 720

Fórmula cuando se liquidan por disfrute completo del periodo de vacaciones

En este tipo de liquidación, se divide el salario mensual entre 30 días para calcular el valor diario, el cual, se multiplica por los días totales de las vacaciones, incluyendo días hábiles, domingos y festivos:

Pago vacaciones= (Salario base / 30) × Días totales de vacaciones

Para las empresas es esencial llevar un registro de los periodos vacacionales disfrutados y pendientes por sus empleados. De esta forma, previenen los pasivos laborales y garantizan el bienestar del talento humano.

Cesantías e intereses

Las cesantías y los intereses generados corresponden a un ahorro obligatorio que el contratante debe depositar en un fondo especial con fecha límite del 14 de febrero del año siguiente al periodo trabajado. Son para el empleado un soporte económico útil en situaciones como la culminación de su contrato laboral, la compra de vivienda o el inicio de estudios.

Las cesantías equivalen al 8.33% del salario mensual y se acumulan durante todo el año, representando el valor de un mes de salario por cada año laborado o proporcional al periodo de servicio si no se terminó el año. El cálculo se realiza con base en el último salario mensual devengado, contando pagos extras como bonificaciones frecuentes o recargos.

Con respecto a los intereses de las cesantías, estos se liquidan al 12% anual sobre el valor total acumulado. Según lo establecido por la ley colombiana, deben ser transferidos exclusivamente al empleado cada 31 de enero. Como estos intereses no se consignan al fondo especial, son un pago extra que el empleador debe formalizar.

Fórmula para el cálculo de las cesantías

Se toma como referencia el salario mensual más reciente del empleado que no haya variado en los últimos tres meses. Si hay cambios, se debe calcular el promedio del salario mensual del año o el tiempo trabajado. Una vez establecida la base salarial, se emplea la siguiente fórmula:

Cesantías = (Sueldo promedio mensual x días laborados en el año) /360

El resultado será lo que se debe transferir al fondo de cesantías del empleado, o pagarle directamente a él, en caso de la terminación del contrato.

Fórmula intereses de cesantías

Se calcula a partir del valor de las cesantías anuales multiplicado por los días trabajados y por 0.12. Lo que resulte de la operación, se divide entre 360 días del año, siendo este el monto para consignar al empleado durante la segunda quincena de enero:

Intereses de cesantías = (Cesantías anuales x días laborados en el año x 0.12) /360

Para que calcular estas prestaciones sea mucho más sencillo y asegures el cumplimento de la normatividad vigente, en Heinsohn te acompañamos con nuestro software especializado en la administración de cesantías, diseñado para simplificar y agilizar todos los procesos concernientes a la gestión de estos fondos. Nuestro software mejora la eficiencia del área de talento humano, brindándole mayor confianza al equipo de trabajo.

Auxilio de transporte

El auxilio de transporte es un beneficio obligatorio para empleados que reciben hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), no aplica para aquellos cuyo salario supere ese límite. Se instituye para apoyar gastos de desplazamiento hacia el lugar de trabajo y hace parte de la base salarial para calcular algunas prestaciones sociales, por lo que su inclusión, puede impactar la liquidación de primas, cesantías y vacaciones:

Auxilio de transporte mensual=Valor oficial vigente

El valor del auxilio de transporte lo establece cada año el Gobierno Nacional y debe estar en la nómina de los empleados que cumplen con el requisito salarial.

Dotaciones

La entrega de dotación de ropa, calzado o insumos para la ejecución del contrato laboral es un beneficio que se les otorga tres veces al año a los empleados que ganan hasta dos salarios mínimos. Su objetivo es ofrecer comodidad y seguridad al empleado durante el ejercicio diario de sus funciones.

A pesar de que no se liquidan con dinero, se deben garantizar por ser una obligación legal de la empresa. El control y registro en la entrega de dotación, debe documentarse correctamente para evitar inconvenientes legales y asegurar que los empleados dispongan de los elementos que necesitan para desempeñar su trabajo.

Si deseas conocer algunos ejemplos y procedimientos para calcular las prestaciones sociales en Colombia, te invitamos a consultar nuestra guía especializada, un recurso importante para los profesionales de gestión humana. Además, el Ministerio del Trabajo pone a tu disposición su calculadora virtual que permite estimar el valor de las diferentes prestaciones.

Sanciones por no pagar prestaciones sociales

Incumplir el pago de las prestaciones sociales en Colombia puede ocasionar sanciones de índole administrativo, civil y penal para las empresas.

El Ministerio de Justicia expone que el empleado tiene derecho a presentar una queja formal ante el Ministerio del Trabajo o acudir a otras instancias judiciales.

Algunas de las sanciones por no cumplir el pago de las prestaciones sociales son:

Sanciones económicas impuestas por el Ministerio del Trabajo: según la gravedad y frecuencia, pueden ser cuantiosas.
Pago obligatorio de indemnizaciones por terminación del contrato sin justa causa o demora en los pagos.
Procesos judiciales que derivan en altos costos legales, afectan la imagen empresarial, e incluso pueden ocasionar el cierre definitivo de la compañía.

Además, en casos de no afiliación o no pago de seguridad social, también se aplican sanciones específicas que pueden involucrar multas y la obligación de saldar los aportes pendientes.

Evita estos riesgos con la implementación de sistemas de control robustos y actualiza tus conocimientos en el ámbito laboral colombiano. Herramientas tecnológicas como el software de nómina de Heinsohn, se convierten en aliadas estratégicas para automatizar la liquidación de prestaciones sociales. Nuestra solución te permite reducir tiempos operativos, calcular salarios, deducciones y aportes parafiscales, integrar fácilmente la información con otras áreas contables y financieras, y generar reportes precisos al instante. También, contribuye a mitigar riesgos legales y a facilitar los procesos de auditoría interna y externa.

Contar con un sistema de gestión humana confiable que proporcione tranquilidad y eficiencia es una excelente inversión para empresas de todos los tamaños. En Heinsohn te ofrecemos la solución que aparte de ayudarte con la gestión de las prestaciones sociales, te permite administrar a través de una sola plataforma todo lo concerniente a la nómina de tus empleados. Desde la liquidación de su salario con horas extras y seguridad social, hasta el envío de la nómina electrónica a la DIAN y el procesamiento de novedades.

Asimismo, tu equipo contará con un intuitivo portal de autogestión en el que podrá descargar comprobantes de pagos y certificados laborales, actualizar sus datos, y solicitar permisos, licencias, vacaciones y demás trámites que requiera. Contáctanos.