¿Qué es la externalización de procesos y cuándo es necesaria?

La externalización de procesos es una estrategia empresarial que permite a una organización delegar algunas funciones o actividades a empresas especializadas. De esta manera, la empresa puede concentrarse en su actividad principal, mientras que otras tareas que no son misionales son gestionadas por terceros que tienen mayor experiencia en esas áreas. Esto no se refiere a actividades de soporte como la contabilidad o el servicio al cliente, sino que puede abarcar desde la producción hasta el desarrollo de software.

En la operación esencial, externalizar implica delegar la responsabilidad de una tarea en un proveedor externo que, usualmente, cuenta con el conocimiento especializado y los recursos que la empresa no tiene internamente. Esta estrategia puede responder a distintos objetivos: reducir costos, enfocar esfuerzos en actividades fundamentales o acceder a tecnologías avanzadas sin necesidad de realizar inversiones significativas.

Adicionalmente, es importante mencionar que no se trata solo de disminución de costos. La externalización también puede ser una forma de obtener recursos, innovar más rápido y manejar un gran flujo de entradas de un proceso sin que eso afecte la calidad del servicio o producto que se presta.

Ventajas de la externalización de procesos

Gran parte de las ventajas que ofrece la externalización son los beneficios que pueden ayudar a mejorar la eficacia y rentabilidad de una empresa. En primer lugar, se encuentra la disminución de costos. Al traer a un tercero a colaborar en algún proceso o encargarse de la gestión de alguna actividad, las empresas evitan invertir en la formación del talento o contratación de la mano de obra que debe operar dicho proceso.

Otra ventaja notoria es el acceso a expertos y a tecnología innovadora. Los proveedores para ciertos servicios suelen ser altamente especializados y tienen las herramientas más novedosas del mercado, por lo tanto, les permite a las compañías obtener la experiencia a precios adaptables sin perder el control interno de la operación tercerizada.

La externalización puede otorgar una mayor flexibilidad y velocidad de reacción, ya que las empresas pueden dinamizar el sentido de adaptación al mercado y a las demandas del cliente sin tener que transformar internamente su estructura. Crear espacios de cocreación con otro tipo de empresas brinda una dinámica interesante que puede significar una ventaja competitiva.

Tipos de procesos que pueden ser externalizados

Si bien es posible externalizar muchos procesos de una empresa, los siguientes se destacan como los más comunes:

Procesos de TI y desarrollo de software: las herramientas para el desarrollo de aplicaciones, sistemas y su mantenimiento son altamente dinámicas y especializadas. Por esta razón, representan un área determinante que puede ser eficientemente gestionada por medio de la externalización.

Recursos humanos: esta área también puede ser externalizada para realizar procesos como la administración de nómina, el reclutamiento y la formación, utilizando los servicios que ofrecen profesionales especializados.

Contabilidad y finanzas: las empresas pueden consultar servicios que abarcan el asesoramiento contable, los procesos de pago y el trabajo con la tributación para asegurar el cumplimiento de normas y la efectividad operativa.

Atención al cliente: para muchas empresas, externalizar algunos de estos servicios es trascendental para ofrecer atención al cliente 24/7 en varios idiomas.

Marketing y ventas: para marcas y pymes del sector retail, muchos de estos procesos son complejos de gestionar internamente, por lo cual, externalizarlos permite acceder a expertos especializados.

¿Cómo elegir un proveedor de externalización?

Es fundamental seleccionar el proveedor adecuado si quieres que la externalización sea exitosa. Algunos consejos para elegir el mejor son:

Evaluación de experiencia y reputación: realiza una búsqueda de aquellas compañías que estén preparadas y cuenten con la experiencia y las referencias adecuadas de su competencia y confiabilidad.

Capacidad tecnológica: asegúrate que los posibles proveedores cuenten con herramientas de alta tecnología que puedan satisfacer las necesidades en términos de software específico.

Cultura y comunicaciones: determina si la cultura empresarial del posible proveedor está en armonía con la de tu empresa, así mismo, es clave establecer canales claros de comunicación que fortalecerán los procesos de trabajo.

Costos y términos contractuales: la eficiencia en los recursos es una de las razones más importantes de la externalización de procesos, por esta razón, el proveedor que mejor costo beneficio te ofrezca, así como los mejores términos contractuales, debe ser tu mejor decisión.

Escalabilidad de las capacidades: ten en cuenta si el proveedor puede ofrecer soluciones a tu medida de modo que pueda acompañar el crecimiento de tu negocio, así como proyectar y apoyar la visión que tengas.

¿Cómo se realiza la externalización en las organizaciones?

Para que la externalización suceda de forma eficiente, las organizaciones necesitan hacer un proceso integral. Con frecuencia, este tipo de proceso comienza con la identificación de actividades a tercerizar las cuales son aquellas que no intervengan de manera directa en la operación del core productivo de la empresa. Los proveedores deben ser analizados desde el punto de vista de las actividades para ver la calidad del servicio que ofrecen, qué necesidades pueden satisfacer realmente y cómo se pueden adaptar a la compañía.

La relación comercial se debe definir a partir de un contrato en el cual se encuentren los términos y condiciones de la intervención. El contrato regula el alcance previamente establecido para el trabajo a realizar, los niveles de servicio, los términos de pago, las condiciones de confidencialidad, entre otros factores. Tales acuerdos definen las expectativas y son puntos de encuentro frente a los cuales se construye conjuntamente a futuro.

Una vez que se hace el contrato, la comunicación con el proveedor es clave para asegurar que los servicios están siendo brindados según acuerdos y posibles proyecciones. Las revisiones periódicas y el monitoreo del rendimiento son un paso indiscutible para asegurar que la externalización les entregue lo que la empresa requiere.

¿Cómo se realiza la externalización en las organizaciones?

Externalización de procesos para la efectividad corporativa

La externalización de procesos es sin duda una de las mejores opciones que se puede utilizar para reinventar cómo opera tu empresa. La clave está en que las organizaciones realicen una buena planeación de sus procesos y escojan correctamente a sus proveedores, así podrán obtener un gran beneficio en términos de eficiencia, costos y acceso a expertos con nueva tecnología.

Es fundamental tener en cuenta cuidadosamente qué procesos externalizar y cuándo cooperar con un externo. Lo importante es mantener una comunicación continua con los proveedores para una externalización exitosa.

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