¿Qué leyes se deben cumplir en una empresa en Colombia?

La normatividad es un aspecto que no debe quedarse atrás si una empresa busca el éxito y la sostenibilidad en Colombia. El aspecto legal no solo define las bases para el funcionamiento de una organización, sino que también protege los derechos de los trabajadores y consumidores, fomentando un entorno de negocio justo e igualitario.

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¿Por qué es importante el cumplimiento legal de las empresas en Colombia?

Al cumplir con los requerimientos normativos, las empresas en Colombia deben seguir unos estándares clave para el mercado. Las leyes impiden que las organizaciones operen fuera de un marco legal, y así se garanticen los derechos de todos: tanto los de los empresarios como los de los trabajadores. La reputación y confiabilidad de una compañía son indispensables para su posicionamiento en el mercado, y el interés de inversionistas que pueden acelerar el proceso de crecimiento económico.

El cumplimiento normativo evita sanciones y multas que pueden resultar costosas para las empresas. Desconocer las obligaciones legales puede llevar a la suspensión o pérdida de licencias, impidiendo así la continuidad de las actividades comerciales.

De acuerdo con esto, las empresas que cumplen adecuadamente con la normativa tienen mayores probabilidades de generar confianza entre sus clientes y socios comerciales, lo que significa crecimiento para sus negocios.

Principales leyes laborales que rigen a las empresas en Colombia

En Colombia, la normativa laboral es extensa y abarca varias ramas que regulan las relaciones del trabajo entre los empleadores y los empleados. Algunas de las más importantes son:

Ley 100 de 1993

Establece el Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI), que comprende salud, pensiones y riesgos laborales. Las empresas deben afiliar a sus trabajadores a este sistema, y efectuar las contribuciones legales correspondientes.

Código Sustantivo del Trabajo

Abarca lo correspondiente a las relaciones laborales, es decir, regula derechos y deberes que posean empleadores y empleados, respectivamente. En ellas se incluyen normas sobre los contratos de trabajo, las jornadas semanales o mensuales de trabajo, salarios, y otras condiciones.

Ley 50 de 1990

Hace referencia a la reforma del Código Sustantivo del Trabajo, la cual enmarca la flexibilidad laboral y creación de empleo, y contiene normas sobre contratación de trabajadores, despido laboral, horas extra, entre otros.

Ley 1429 de 2010

La Ley de Formalización y Generación de Empleo, que se propuso para formalizar a las micro y pequeñas empresas, teniendo en cuenta sus beneficios tributarios y laborales.

Tributación, impuestos y declaraciones obligatorias

Las empresas colombianas deben cumplir con una serie de obligaciones tributarias, que van desde las declaraciones hasta los impuestos. Algunos de los impuestos de mayor relevancia son:

Impuesto sobre la renta

Aplica las utilidades obtenidas por las empresas. Las organizaciones deben declarar anualmente y pagar el impuesto.

Impuesto al Valor Agregado – IVA

Es un impuesto indirecto, que aplica a la venta de bienes o servicios ofrecidos. Las empresas deben cobrar el IVA de sus clientes y enviarlo a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Impuesto sobre Industria y Comercio

Es un impuesto de carácter municipal, que se aplica a las actividades comerciales desarrolladas en cada ciudad. La empresa debe registrarse y realizar el pago correspondiente ante la DIAN en el lugar en el cual opera.

Declaraciones informativas

Además de los impuestos, las empresas deben presentar declaraciones informativas sobre sus operaciones, como la declaración de retenciones en la fuente y la declaración de activos en el exterior.

Seguridad y Salud en el Trabajo, Ley del SG-SST

La Ley 1562 de 2012 estableció el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Seguridad Colombiana (LGSS -SG-SST), que tiene el objetivo común de prevenir accidentes y enfermedades laborales. Así, las empresas son responsables de:

Evaluación de riesgos: formulación de riesgos relacionados con el escenario laboral.
Educación: proporcionar conocimientos a los trabajadores sobre normas de seguridad en el trabajo.
Monitoreo: conocer la aplicación de las condiciones laborales y la salud del trabajador periódicamente.

Fallar en el cumplimiento de estas exigencias se traducirá en multas y sanciones regulatorias. Adicionalmente, puede significar aumento en accidentes de trabajo.

Obligaciones comerciales y mercantiles en Colombia

Las empresas están sujetas a una multitud de obligaciones comerciales y mercantiles para mantener su operación. Así, para citar algunas:

Registro Mercantil de la Cámara de Comercio

Toda empresa debe estar inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio local. Salvo algunas excepciones, esta inscripción es un requisito legal fundamental para formalizar la empresa y poder operar legítimamente.

Libros contables

La empresa debe llevar libros contables, que reflejen fielmente su situación financiera. Esta condición, además de ser una obligación tributaria, es esencial para una adecuada gestión y planificación económica.

Contratos comerciales

La empresa debe firmar contratos en los que se definan derechos y responsabilidades de cada parte, sobre todo, en cuestiones comerciales.

Requisitos legales para pymes y emprendimientos

Las pequeñas y medianas empresas en Colombia, también llamadas “pymes”, tienen diferentes obligaciones legales relevantes para su operación. Algunos de estos son:

Registro de la empresa

Deben registrarse en la Cámara de Comercio y obtener su NIT ante la DIAN.

Licencias y permisos

Según la actividad económica, pueden requerir ciertas licencias y permisos como la licencia de funcionamiento, el permiso ambiental, entre otros.

Control legal

Deben cumplir con las normas laborales, tributarias y de seguridad social, lo que incluye el manejo y registro contable adecuado para asegurar el pago de los aportes parafiscales y garantizar condiciones laborales justas para los trabajadores.

Soluciones de software personalizadas para empresas

Para las empresas que esperan cumplir fácilmente con cada norma y reglamentación, el mejor camino está en implementar soluciones de software personalizado, como las ofrecidas por Heinsohn.

Sus funcionalidades están dadas para facilitar el cumplimiento de las normas, ya que pueden ser utilizadas para llevar una contabilidad adecuada de las obligaciones legales, tributarias y laborales, y así garantizar que la empresa cumpla con todo lo establecido. Son útiles para las empresas para:

Automatizar procesos: estructurar la administración de forma que se articule con formatos normativos, como los contratos y otros documentos requeridos por la legislación nacional vigente.
Actualizarse a diario: mantener al cliente actualizado de recientes cambios legislativos y legislativos.
Disponer de informes y análisis: las empresas reciben reportes detallados sobre el cumplimiento normativo, lo que les permite analizar su situación actual, y tomar decisiones bien informadas.

Ya sea desde el ámbito laboral, tributario, comercial o cualquier otra obligación, el apoyo en el cumplimiento normativo es esencial, no solo para evitar sanciones, sino también para crear un ambiente empresarial equitativo y justo.

Las empresas que invierten en la protección de su integridad legal, no solo protegen sus propios intereses, también los de sus empleados, clientes, socios, e incluso su sector. Esto contribuye positivamente al desarrollo económico sostenible de nuestro país.

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