Recobro de incapacidades: ¿por qué es clave para tu empresa?

Las empresas en Colombia enfrentan dificultades financieras ocasionadas por el manejo erróneo de las incapacidades laborales. Sin embargo, existe la posibilidad de recuperar parte de ese dinero a través del proceso de recobro de incapacidades, una práctica que asegura el cumplimiento legal y que permite optimizar la liquidez y la gestión de talento humano.

El recobro de incapacidades es el procedimiento por el cual una empresa recupera el dinero que pagó al trabajador durante los días que estuvo incapacitado. Aunque legalmente deben ser asumidos por las empresas, el dinero se recupera a través de las EPS (Entidad Promotora de Salud) o las ARL (Administradora de Riesgos Laborales). Este proceso está reglamentado por la normativa colombiana mediante el Decreto 1427 de 2022 del Ministerio de Salud, que presenta las condiciones del recobro, los plazos y los pasos para reconocer las prestaciones económicas.

Llevar a cabo correctamente el recobro de incapacidades aumenta la eficiencia operativa del área de talento humano, mejora el cumplimiento normativo de la empresa, alivia la carga financiera y reduce la cartera por cobrar.

¿Cómo se realiza el cobro de incapacidades?

De acuerdo con lo establecido por ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud), el proceso de recobro de incapacidades o gestión de reconocimientos económicos comienza cuando el empleado presenta un certificado de incapacidad médica que, posteriormente, el empleador radica ante la EPS o ARL que corresponda.

El correcto cobro de una incapacidad depende de la claridad en la información y de que se cumplan los plazos estipulados. Las EPS responden por las incapacidades de origen común desde el día 3 hasta el 180, y las ARL por las de origen laboral desde el segundo día.

Con nuestro servicio BPO, en Heinsohn nos encargamos de centralizar y validar la documentación requerida para el recobro de incapacidades y licencias. Asimismo, gestionamos los tiempos y vencimientos para que cada trámite se realice en los plazos establecidos ante las EPS y ARL.

Para asegurar que el recobro de incapacidades se desarrolle con éxito y no se presenten demoras o rechazos, es indispensable seguir unos pasos claves y ordenados. A continuación, te mostramos las etapas del proceso, en las cuales, con Heinsohn aseguras mayor control y precisión.

Paso a paso del proceso de recobro de incapacidades

Recepción del certificado médico.
Revisión y validación de los requisitos.
Radicación de la incapacidad ante la EPS o ARL.
Seguimiento al estado de la solicitud y respuesta de la entidad.
Aceptación y pago de los valores por parte de la entidad.

La solución de Heinsohn para la gestión de reconocimientos económicos automatiza este proceso centralizando la documentación y validando los datos cargados, lo que mitiga errores y ofrece un seguimiento más exacto de cada caso.

Documentos requeridos

Certificación laboral.
Copia de la incapacidad original.
PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
Relación de pagos realizados.

Incapacidades retroactivas en Colombia

Dentro del proceso de recobro de incapacidades, es vital tener en cuenta las incapacidades retroactivas, aquellas que se presentan y certifican luego de haber transcurrido un tiempo considerable desde el inicio del accidente, enfermedad o condición.

Con base en el manual de procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, estas situaciones se deben justificar mediante la historia clínica y cumplir con los requisitos de plazo para su reconocimiento.

Con nuestra plataforma, en Heinsohn te ayudamos a gestionar estos casos validando las fechas y comprobantes, lo que minimiza retrocesos por presentaciones extemporáneas o falencias en el registro, y te permite realizar un control cruzado entre las fechas de incapacidad y la documentación soporte, asegurando mayor exactitud y cumplimiento.

¿Cuánto tiempo tengo para presentar una incapacidad a la empresa?

La normativa del Ministerio de Trabajo señala que el empleado debe presentar el documento médico inmediatamente le sea emitido, y el empleador debe radicarlo ante la EPS dentro de los plazos determinados (máximo 3 días hábiles). Si este plazo no se cumple, el empleador paga el costo, sin derecho a reembolso.

Por esto, automatizar la gestión con nuestra herramienta reduce riesgos financieros derivados de errores humanos o tiempos vencidos.

Factores de riesgos por no gestionar adecuadamente el recobro de incapacidades

No ejecutar de forma correcta el proceso de recobro de incapacidades, le ocasiona a una empresa un gran gasto de dinero, principalmente, si no tiene un buen manejo del seguimiento y radicación de los casos.

El CSC (Centro de Servicios Compartidos) resalta que una de las fallas más comunes está en los errores en el control documental. Esto contribuye a la pérdida de tiempo y dinero, repercutiendo en la percepción que los empleados tienen de la organización, dado que una administración deficiente puede afectar que las prestaciones no se paguen puntualmente.

El recobro de incapacidades, un impacto positivo en la sostenibilidad financiera de las empresas en Colombia

La adecuada gestión en el procedimiento de recobrar incapacidades, no solo mejora la liquidez de la empresa, también, influye de manera positiva en su sostenibilidad financiera a mediano y largo plazo.

Según un estudio del Consejo Privado de Competitividad (Informe Nacional de Competitividad 2023), una de las causas que más afecta la productividad en Colombia es el alto índice en el ausentismo y la rotación laboral, además de la baja eficiencia en la ejecución del talento humano. Así, el recobro oportuno de incapacidades permite la recuperación de recursos, que, de otra forma, serían gastos no recuperables.

Cuando el dinero recuperado se reinvierte en programas de formación, bienestar del equipo y automatización de procesos, se fortalece la motivación y confianza del talento humano, lo que origina que haya menor rotación del personal. Asimismo, las empresas se encuentran mejor preparadas para recibir auditorías y certificaciones de calidad, demostrando una gestión financiera y documental rigurosa.

Automatización del proceso de recobro de incapacidades

Automatizar el proceso de recobro de incapacidades elimina errores humanos y ayuda a prever patrones y comportamientos futuros. Con nuestro servicio, en Heinsohn consolidamos la información de cada trabajador y generamos reportes que facilitan la toma de decisiones estratégicas. Además, nos convertimos en tu mejor aliado para reducir los pasivos ocultos dentro de tu organización.

Contamos con un dashboard de análisis que te muestra de forma clara los montos recuperados, los tiempos de aprobación y las causas de rechazo. Nuestra solución permite integrarse tanto con los módulos de monitoreo del ausentismo laboral, como con los sistemas de nómina y talento humano, garantizando una gestión completa de incapacidades y licencias.

Beneficios concretos de nuestro servicio:

Registrar incapacidades automáticamente.
Validar los documentos requeridos.
Tramitar el proceso desde un solo panel de control.
Evitar errores de digitación.
Realizar seguimiento al estado del recobro.
Controlar los plazos mediante alertas.
Elaborar reportes financieros y operativos.

Con nuestro servicio, el área de talento humano de tu organización deja atrás el exceso de tareas administrativas y se enfoca en el desarrollo de acciones estratégicas. Al mejorar la gestión y manejo de la documentación en el recobro de incapacidades, con servicios confiables como los de Heinsohn, no solo evitas errores y retrasos, también cumples con una obligación legal y potencias la operación de tu compañía.

Recuperar montos que ya han sido desembolsados, y destinarlos a distintas acciones internas, te permite avanzar hacia modelos de gestión modernos, sostenibles, rentables y articulados con las buenas prácticas del talento humano.

No pierdas recursos y potencia la gestión de tu empresa con tecnología especializada. ¡Conoce la solución de Heinsohn! Contáctanos